Вот уже почти год работники оформляют свои больничные в электронном виде. Информация о больничных поступает в Фонд социального страхования (ФСС) непосредственно от медицинских организаций. Для обмена документами ФСС разработал специальный сервис — Система электронного документооборота (СЭДО).
Работодатель оплачивает первые три дня болезни работника. Остальное платит соцстрах. ФСС рассчитывает пособие автоматически на основании информации, которую получает от других ведомств. Работодателю нужно только проверить информацию по работнику и в случае необходимости дополнить ее. Обмен данными происходит через СЭДО. Через нее работодатель получает информацию о листе нетрудоспособности: когда его открыли, продлили, закрыли, аннулировали, направили больного на медико-социальную экспертизу. ФСС через СЭДО запрашивает недостающие сведения по работнику, например, реквизиты для перечисления денег, период оплаты по табелю рабочего времени.
СЭДО — бесплатный сервис. Его можно встраивать во все популярные бухгалтерские программы и интернет-бухгалтерии, у которых есть функция обмена документами с ФСС. Выгрузить СЭДО-документ в файл можно, например, с помощью системы сообщений в техподдержку 1С. При формировании сообщения к нему автоматически прикрепляется файл выгрузки, который затем можно сохранить на компьютер и загрузить в стороннюю программу сдачи отчетности. В крайнем случае всегда можно обратиться к ПРОФЕССИОНАЛАМ, и они объяснят, как подключиться и работать с СЭДО.
После подключения СЭДО по всем работникам нужно отправить в ФСС форму «Сведения о застрахованном лице». В форме указывают ФИО работников, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН (если есть), каким способом и на какие реквизиты перечислять пособия. Такую информацию передают один раз. Если после этого у работника изменились данные, нужно подать по нему новые сведения в течение трех рабочих дней. Информацию нужно подать и по уволенным менее 30 дней назад — у них тоже есть право на пособие по нетрудоспособности в случае заболевания или травмы.
После получения сведений о застрахованных соцстрах сверит их с данными Пенсионного фонда и сообщит работодателю о результате. Нужно только отслеживать статус отправленных сведений.
При наступлении страховых случаев работодатель будет получать через СЭДО уведомления о номерах и статусах больничных своих сотрудников. Когда медорганизация открывает больничный лист, она подписывает его УКЭП и размещает в информационной системе ЕИИС «Соцстрах».
Уведомления работодателю приходят при всех изменениях статуса больничного:
- 10 — открыт;
- 20 — продлен;
- 30 — закрыт;
- 40 — направлен на медико-социальную экспертизу (МСЭ);
- 50 — дополнен результатами МСЭ;
- 90 — аннулирован.
После того как больничный сменит статус на «закрыт», от ФСС поступит запрос о предоставлении недостающих сведений, необходимых для выплаты пособия. Ответить нужно не позднее трех рабочих дней. В ответном сообщении нужно скорректировать и дополнить сведения фонда.
Соцстрах может запросить:
- суммы выплат за расчетный период;
- страховой стаж работника;
- размер районного коэффициента;
- приходятся ли дни больничного на период отстранения от работы.
Если этого не сделать, фонд отправит извещение заказным письмом. Оно автоматически считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня отправки почтой.
И наконец самое неприятное для тех, кто полагает, что всю эту систему можно как-то проигнорировать и работать по старинке. С 2022 года к работодателям применяют новые штрафные санкции по ст. 15.2 закона № 255-ФЗ:
- за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд штраф составляет 200 руб. за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, штраф составляет 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
- за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или за их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, штраф составляет 20 % от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
За непредставление документов должностное лицо организации могут дополнительно оштрафовать по ч. 4 ст. 15.33 КоАП на сумму от 300 до 500 руб.
Ответственность наступит независимо от того, кто виноват — работник или работодатель. Чтобы избежать неприятностей, мы рекомендуем закрепить обязанность работников своевременно подавать сведения о себе в специальном документе. В нем можно предусмотреть и дисциплинарную ответственность за непредоставление указанных сведений в соответствии со ст. 192 ТК РФ. За невыполнение этой обязанности работнику можно объявить замечание или выговор. Однако, удержать с него штраф за непредоставление сведений, если работодателя оштрафуют, будет незаконно.
