Почему отдельные кадровые документы исключены из электронного кадрового документооборота — разъяснение Минтруда.
Ведомство обращает внимание на следующие документы:
- трудовые книжки;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы об увольнении;
- документы, подтверждающие факты прохождения работником инструктажей по охране труда.
Данные документы заполняются только на бумаге. Причина — в их исключительном значении. Например, при расследовании несчастного случая или оспаривании незаконного увольнения. Кроме того, бумажный формат необходим для контроля сроков обжалования в указанных ситуациях.
Бумажный формат данных документов необходим для защиты интересов сотрудника, как более уязвимой стороны в трудовых отношениях, от незаконной корректировки электронных документов, включая изменение задним числом, что по трудовым спорам особенно значимо при исчислении сроков исковой давности.
Согласно статье 392 ТК РФ работнику на подачу иска в суд отводится:
- при рассмотрении индивидуального спора — 3 месяца с момента, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своих прав;
- при разрешении спора об увольнении — 1 месяц с момента вручения копии приказа об увольнении, трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.
Поэтому составление бумажных документов обезопасит работников от злоупотреблений со стороны работодателя.
Напомним, с 1 марта начал действовать электронный кадровый документооборот. Он должен состоять из следующих структурных элементов:
- основная часть документа в формате PDF/A-1A;
- приложения к основной части документа (при наличии);
- электронная подпись основной части документа и приложения;
- машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;
- описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
- Для каждого структурного элемента приводятся свои сведения: наименование, тип значения, признак обязательности.
